La verdad es que me da un poco de vergüenza admitir esto, pero mis notas de Google Keep eran un auténtico caos. Y no hablo de un desastre pequeño, eh. Hablo de tener ahí notas de hace dos años mezcladas con la lista de la compra de ayer, ideas para artículos que nunca escribí, capturas de pantalla que ya no sé ni para qué las guardé… Ah, y mi favorita: una nota llena de «88888888» que mi perra creó al caminar sobre el teclado por haber dejado el móvil en el sofá con la app abierta (esa la he mantenido…).
A ver, Google Keep me encanta. La uso desde hace años precisamente porque es súper simple – abres, escribes, listo. Pero claro, esa simplicidad se me volvió en contra cuando empecé a acumular notas sin parar. Al final abrir Keep se había vuelto estresante porque sabía que iba a tener que hacer scroll durante vete tú a saber cuánto tiempo para encontrar lo que buscaba.
El momento en que dije «ya está, esto no puede seguir así» fue cuando estuve buscando una lista de tareas del trabajo durante no sé… ¿5 minutos? Sabía que la tenía por ahí, pero entre todas las notas que había ido acumulando era imposible dar con ella. Ese día me planté y dije: algo tengo que hacer.
No es que no haya probado otras apps, ¿eh? He estado con Notion, Obsidian, Evernote… pero siempre acabo volviendo a Keep porque es rápido y no me complica la vida. El problema no era Keep, era yo que lo estaba usando como si fuera un cajón donde metes todo sin orden, un auténtico vertedero.
Por fin usé las etiquetas (que llevaba años ignorando)
Bueno, lo primero que hice fue algo que debería haber hecho hace siglos: usar las dichosas etiquetas. Sí, sabía que existían, pero las había ignorado olímpicamente. Mi lógica era «para qué complicarme si tengo los colores», pero claro, cuando tienes 150 notas de todos los colores del arcoíris, los colores dejan de tener sentido.
Al final me puse y creé tres etiquetas básicas: Personal (para todo lo de casa, compras, citas médicas y esas cosas), Trabajo (ideas de artículos, contactos, notas de investigación) y Reviews (productos que estoy probando o que quiero probar). Nada del otro mundo, vamos.
Y ojo, la diferencia fue brutal. De repente, en lugar de ver ese caos de notas mezcladas, podía tocar una etiqueta y ver solo las cosas de esa categoría. Es como si tuviera tres apps diferentes dentro de Keep. Lo que más me mola es que las notas que tienes fijadas se quedan arriba aunque filtres por etiqueta. O sea, puedo tener mi lista de tareas fijada en «Trabajo» y mi lista de la compra fijada en «Personal», y no se me mezclan.
La limpieza que me daba pereza hacer
Cuando empecé con lo de las etiquetas me di cuenta de la cantidad de porquería que tenía acumulada. En serio, tenía notas de artículos que escribí hace dos años, listas de la compra por triplicado, enlaces a carritos de Amazon que ya habían caducado, listas de regalos para cumpleaños de gente con las que ya no trato, capturas de pantalla que no tenía ni idea de para qué las había guardado…
Mira, soy de los que guarda las cosas «por si acaso» – ya sabes, ese rollo de «esto igual lo necesito algún día». Pero es que había llegado a un punto en que incluso yo veía que aquello era insostenible. Así que me armé de valor una tarde y me puse a hacer limpieza a fondo.
Mi estrategia fue súper simple: si no lo había usado en los últimos tres meses y no era algo importante, fuera. Las cosas que quería conservar pero que no necesitaba ver todos los días, las archivé. Y solo dejé en la pantalla principal lo que uso de verdad.
Al final pasé de tener más de 150 notas a unas 40. La diferencia era como la noche y el día – ahora abrir Keep no me da pereza en absoluto, y vuelve a ser mi salvavidas.
Cuando Keep se me quedó pequeño
Aunque Keep me encanta por lo simple que es, tuve que reconocer que para algunas cosas se me quedaba corto. Por ejemplo, mis notas de trabajo eran un desastre: tenía una nota que decía «Idea artículo sobre X», otra que decía «Contactar con Y para evento», otra con «Llamar al vecina de arriba sobre los tacones que se pone a las 7 de la mañana los sábados y que no me dejan dormir»… Y claro, cuando tenía que hacer seguimiento de un proyecto tenía que ir saltando entre un montón de notas sueltas para acordarme de en qué punto estaba.
Al final me decidí a montar algo en Notion para esto. Ahora tengo una tabla donde cada fila es un proyecto, con columnas para el estado, la fecha límite, los contactos y las notas. Así puedo ver de un vistazo cómo van todos mis proyectos. Keep lo sigo usando para apuntar cosas rápidas como «idea: artículo sobre productividad», «acordarme de enviar email a Juan» o una lista con ‘checks’ para tareas a realizar en el día, pero para lo más estructurado Notion me va mejor.
Hice algo parecido con las notas de productos que pruebo para reviews. Antes tenía notas desperdigadas tipo «Auriculares Sony – buen sonido» o «Problema batería smartwatch». Ahora tengo un panel en Notion donde veo el historial completo de cada producto, qué me gusta, qué no, y en qué estado está la review.
La verdad es que después de varios meses usando los dos, funciona bastante bien. Keep sigue siendo mi app principal para notas rápidas, ideas que se me ocurren por la calle, listas de la compra (compartida con mi pareja… lo recomiendo), tareas del día, screenshots que necesito guardar un rato… Notion se encarga de todo lo que necesita más estructura: proyectos, planificación de contenido, información de referencia que consulto de vez en cuando.
Lo que me funciona (por si te sirve)
Si estás en la misma que yo estaba, mi consejo es que empieces con las etiquetas. No te compliques con un sistema súper elaborado – con tres o cuatro etiquetas que reflejen tu día a día ya tienes bastante. Yo uso Personal, Trabajo y Reviews, pero tú puedes usar Casa, Oficina, Proyectos, o lo que tenga más sentido para ti.
Lo de hacer limpieza regular también está bien, aunque no te voy a mentir – a mí me da una pereza tremenda. Pero bueno, dedico unos 20 minutos al mes a revisar las notas. Borro lo que ya no necesito, archivo lo que quiero conservar pero que no uso, y dejo solo lo activo en la pantalla principal.
Con los colores ahora trato de ser más consistente: amarillo para cosas urgentes, rojo para importantes pero que no corren prisa, azul para ideas o cosas que puedo hacer cuando tenga tiempo. Antes los usaba totalmente al azar y era un caos.
Y oye, si tienes notas que necesitan tablas, o hacer seguimiento de cosas a largo plazo, plantéate usar otra app además de Keep. No pasa nada por usar dos aplicaciones diferentes – cada una para lo suyo.
Una cosa que he aprendido: si tienes muchas notas fijadas, al final no sirven para nada. Yo mantengo máximo 4: mi lista de tareas actuales, ideas de artículos, compras pendientes, y recordatorios importantes.
La verdad es que ahora abrir Google Keep ahora hasta es placentero. Encuentro lo que busco rápido, mis notas tienen sentido, no son fragmentos random de información. Y lo más importante: he vuelto a confiar en mi sistema de notas. Antes dudaba si apuntar algo porque sabía que se iba a perder en el caos. Ahora apunto todo lo que necesito porque sé que lo voy a encontrar.
Keep sigue siendo súper simple, y eso es lo que me gusta. Pero simple no tiene por qué significar desorganizado. Con un poquito de disciplina y usando bien las herramientas que ya tiene, puede ser tan eficiente como apps mucho más complicadas.
